Berberden Fizyoterapiste Tüm Randevulu İşletmeler İçin Rehber
Randevuyla çalışan her işletmenin gündeminde benzer bir soru var:
“Müşteriler randevularına daha düzenli gelse, takvimim ne kadar daha dolu olurdu?”
Berberler, kuaförler, güzellik salonları, nail art stüdyoları, fizyoterapistler, psikologlar, diş hekimleri, veterinerler, masaj terapistleri ve spor eğitmenleri…
Hepsinin ortak noktası şu: Randevu ile çalışıyorlar ve no-show ile mücadele ediyorlar.
No-show, müşterinin aldığı randevuya gelmemesi veya çok geç iptal etmesi durumudur. Her no-show;
- Boş geçen bir zaman dilimi,
- Boşa hazırlanan bir koltuk veya oda,
- Doğrudan gelir kaybı,
- Günün geri kalanını etkileyen bir takvim kayması
anlamına gelir.
Bu yazıda, randevulu çalışan işletmeler için:
- No-show’un temel nedenlerini,
- Randevu hatırlatmalarının bu oranı nasıl düşürdüğünü,
- Hatırlatma zamanını işletmenize göre seçmenin püf noktalarını,
- WhatsApp randevu hatırlatma mesajlarını nasıl kişiselleştirebileceğinizi
- Ve tüm bu süreci Notet üzerinden nasıl yönetebileceğinizi
adım adım ele alıyoruz.
No-Show Nedir, Neden Bu Kadar Önemli?
No-show, takvim yönetiminde kaçınılmaz bir gerçek gibi görünse de, doğru süreçlerle önemli ölçüde azaltılabilir.
En yaygın no-show nedenleri şunlardır:
- Randevunun gününü veya saatini unutmak
- İş, okul veya trafik nedeniyle plan değişmesi
- Saat karışıklığı (15.00 müydü, 15.30 muydu?)
- Adresi veya salonu karıştırmak
- “Nasıl olsa bir şekilde giderim” diye düşünüp hazırlığı ertelemek
- Hiç hatırlatma mesajı almamak
Dikkat ederseniz, bu sebeplerin çoğu kötü niyetten değil, günlük hayatın yoğunluğundan kaynaklanıyor.
Bu yüzden randevu yönetimi stratejisinin temelinde, müşterinin hayatını kolaylaştıran bir iletişim modeli olmalı:
- Net saat,
- Net yer,
- Net beklenti
ve zamanında gelen bir hatırlatma.
Planlı Bir Takvim No-Show Oranını Nasıl Etkiler?
Randevu hatırlatmaları, ancak arkasında düzenli bir takvim olduğu zaman gerçek etkisini gösterir.
Planlı bir takvim:
- Aynı zaman dilimine birden fazla randevu yazılmasını engeller,
- Uzmanların, koltukların veya odaların doluluk durumunu net gösterir,
- Hizmet sürelerine göre uygun saatleri otomatik hesaplar,
- Gün içi yoğunluğu dengeler,
- Boşlukların nerede oluştuğunu anlık olarak görmenizi sağlar.
Bu düzen, müşteri tarafında da güçlü bir etki yaratır.
Online randevu alan veya telefonla arayan bir kişiye:
“Perşembe günü saat 15.00’te sizin için yer ayırdım, o saatte sizi bekliyoruz.”
diyebildiğinizde, randevu müşterinin zihninde “resmî” ve “önemli” bir yere oturur.
Notet, uzman, hizmet ve süre bilgilerini dikkate alarak randevularınızı tek ekranda planlamanıza yardımcı olur. Böylece hatırlatma mesajı gönderdiğinizde, arkasında gerçekten organize ve mantıklı bir akış bulunur.
Randevu Hatırlatmalarının No-Show Üzerindeki Etkisi
Farklı sektörlerde yapılan çalışmalarda, randevudan önce gönderilen bir hatırlatma mesajının no-show oranını anlamlı şekilde düşürdüğü görülüyor. Bunun temel sebepleri:
- Müşterinin gününü randevuya göre planlaması,
- Ulaşım ve hazırlık için kendine zaman tanıması,
- Randevu saatini net olarak hatırlaması,
- “Unuttum” ve “yanlış not almışım” kaynaklı iptallerin azalması.
Özellikle şu tür işletmelerde hatırlatmanın etkisi daha da belirgindir:
- Kısa aralıklarla çalışan berber ve kuaförler,
- Seans süresi uzun olan güzellik salonu ve nail art stüdyoları,
- Düzenli tedavi planı gerektiren fizyoterapi ve psikoloji merkezleri,
- Hazırlık isteyen işlemler yapan diş hekimleri ve veteriner klinikleri.
Basit bir randevu hatırlatma kurgusu bile, günlük iptalleri ve geç kalmaları azaltarak takvimin daha verimli kullanılmasını sağlar.
Hatırlatma Zamanını İşletmenize Göre Seçmek
Her işletmenin randevu yapısı ve müşteri profili farklıdır; bu nedenle “herkes için tek bir doğru hatırlatma saati” yoktur. Önemli olan, kendi iş modelinize en uygun zamanlamayı bulmaktır.
Notet’te randevu hatırlatmasının ne kadar zaman önce gönderileceğini panel üzerinden siz belirlersiniz.
İşletmenizin tercihlerine göre örneğin:
- Randevudan 24 saat önce,
- 8 saat önce
- Veya 2 saat önce
gibi zamanlamalar kullanabilirsiniz.
Bu süreler farklı senaryolarda şöyle çalışır:
24 Saat Önce Hatırlatma
Şu tür randevular için uygundur:
- Fizyoterapi ve rehabilitasyon seansları
- Psikolog ve danışmanlık görüşmeleri
- Diş tedavileri
- Uzun süreli kuaför işlemleri (renk açma, ombre, keratin vb.)
- Estetik ve detaylı bakım uygulamaları
Müşteri, bir gün önceden gelen mesajla:
- İş programını,
- Çocuk veya evcil hayvan bakımını,
- Ulaşım ve park planını
rahatça ayarlayabilir.
8 Saat Önce Hatırlatma
Gün içi yoğunluğun yüksek olduğu işletmeler için oldukça pratiktir:
- Berber ve kuaförler
- Güzellik salonları, kirpik/kaş, nail art hizmetleri
- Öğleden sonra veya iş çıkışı randevuları
- Aynı gün dolan programlar
Sabah saatlerinde gönderilen bir hatırlatma, randevunun günün ajandasına doğru şekilde yerleşmesini sağlar.
2 Saat Önce Hatırlatma
Bazı durumlarda müşteriler günü boyunca randevusunu hatırlar, ancak saat konusunda zorlanabilir. Özellikle:
- Spor salonu ve kişisel antrenör seansları,
- Masaj ve kısa süreli bakım randevuları,
- İş çıkışı alınan randevular
için 2 saat kala gönderilen bir hatırlatma, “hazırlan ve yola çık” zamanlaması açısından oldukça etkilidir.
Notet’te işletme olarak hangi sürenin sizin için daha iyi çalıştığını gözlemleyebilir, ihtiyaç duyduğunuzda hatırlatma zamanını panelinizden kolayca güncelleyebilirsiniz.
WhatsApp Randevu Hatırlatma Mesajlarını Özelleştirmek
Hatırlamanın zamanı kadar, mesajın içeriği de no-show oranını etkiler.
İyi yazılmış bir hatırlatma mesajı:
- Profesyonel bir imaj oluşturur,
- Randevunun önemini hatırlatır,
- Müşteriye net bilgi verir,
- Gerekirse değişiklik için iletişim kanalını açık tutar.
Notet’te randevu hatırlatma mesajınızın şablonunu kişiselleştirerek işletmenize özgü bir dil kullanabilirsiniz. Böylece hem markanızın tonunu korur hem de her müşteriyle tutarlı bir iletişim kurarsınız.
Güçlü Bir Hatırlatma Mesajında Neler Olmalı?
- Net ve nazik bir hitap
- Randevunun tarih ve saat bilgisi
- Gerekirse hizmet türü (saç kesimi, fizyoterapi seansı, diş dolgusu vb.)
- İşletme adı ve gerekirse adres ya da konum bilgisi
- Değişiklik veya iptal durumunda nasıl haber verileceğine dair kısa bir not
Farklı Sektörler İçin Örnek WhatsApp Şablonları
Aşağıdaki örnekleri Notet’teki mesaj şablonu alanına kopyalayıp kendi tonunuza göre düzenleyebilirsiniz.
Berber / Kuaför
Merhaba, yarın saat {{saat}} için Notet üzerinden oluşturduğunuz kuaför randevunuzu hatırlatmak isteriz.
Gelemediğiniz bir durum olursa, uygun başka bir saat ayarlayabilmemiz için lütfen bize haber verin.
Güzellik Salonu / Nail Art
Merhaba, yarın {{saat}}’teki bakım randevunuz için hatırlatma mesajıdır.
Randevunuza katılamayacaksanız, takvimimizi düzenleyebilmemiz adına bizi bilgilendirmenizi rica ederiz.
Fizyoterapist
Merhaba, yarın {{saat}}’teki fizyoterapi seansınızı hatırlatmak istedik.
Seansa katılamayacağınız bir durum olursa, yeni bir saat planlayabilmemiz için lütfen bize önceden bilgi verin.
Psikolog / Danışman
Merhaba, yarın {{saat}}’teki görüşmeniz için hatırlatma mesajıdır.
Programınızda bir değişiklik olduysa, uygun başka bir zaman ayarlayabilmemiz için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
Diş Hekimi
Merhaba, yarın {{saat}}’te diş tedavisi randevunuz bulunmaktadır.
Zamanında gelmeniz tedavi sürecinin daha sağlıklı ilerlemesi açısından önemlidir. Herhangi bir değişiklikte bize haber verebilirsiniz.
Veteriner
Merhaba, yarın {{saat}}’te evcil dostunuz için planlanan kontrol randevusunu hatırlatmak isteriz.
Gelemeyeceğiniz bir durum olursa, uygun yeni bir saat ayarlamak için lütfen bizimle iletişime geçin.
Masaj / Spor Eğitmeni
Merhaba, bugün {{saat}}’teki seansınızı hatırlatmak istiyoruz.
Katılamayacaksanız, takvimi düzenleyebilmemiz için kısa bir mesaj yeterli olacaktır.
Bu şablonlar, Notet içindeki metin alanında dilediğiniz gibi güncellenebilir;
işletme adınızı, adresinizi, ek notlarınızı ve tercih ettiğiniz emojileri ekleyebilirsiniz.
Sektör Bazlı No-Show Azaltma Önerileri
Berber ve Kuaförler
- Randevular sık aralıklarla ilerlediği için gün içi hatırlatma oldukça işlevseldir.
- Yoğun günlerde (özellikle hafta sonu) bir gün önceden hatırlatma kullanmak günü daha kontrollü hale getirir.
Güzellik Salonları ve Nail Art Stüdyoları
- İşlem süreleri uzundur; tek bir no-show bile tüm günün verimini düşürebilir.
- Bir gün önceden hatırlatma, hem hazırlıklar hem de malzeme planlaması için zaman tanır.
Fizyoterapi ve Rehabilitasyon Merkezleri
- Düzenli seans devamlılığı tedavinin bir parçasıdır.
- Seans öncesi hatırlatmalar, hem no-show’u hem de “geç gelme” problemini azaltır.
Psikolog ve Danışmanlık Merkezleri
- Seansların duygusal ve zihinsel hazırlık tarafı vardır.
- Nazik ve profesyonel bir dille yazılmış hatırlatma mesajları, sürecin ciddiyetini destekler.
Diş Hekimleri ve Veteriner Klinikleri
- Bazı işlemler için ön hazırlık gereklidir.
- Randevu öncesi bilgilendirici bir hatırlatma, hem hastanın hem de ekibin hazırlığını kolaylaştırır.
Notet ile Randevu Hatırlatma Sürecini Yönetmek
Notet, randevulu çalışan işletmeler için randevu takvimi ve hatırlatma süreçlerini tek panelde toplar:
- Uzmanlarınızı, hizmetlerinizi ve sürelerini tanımlarsınız.
- Takviminiz, uygun saatler ve doluluk durumuna göre otomatik düzenlenir.
- Randevu hatırlatmasının ne kadar zaman önce gideceğini panelden seçersiniz.
- WhatsApp randevu hatırlatma şablonunu kendi işletme dilinize göre özelleştirirsiniz.
- Notet, randevu tarih ve saatine göre hatırlatma mesajını otomatik iletir.
Sonuç olarak:
- No-show oranı azalır,
- Takviminiz daha dolu ve öngörülebilir hale gelir,
- Müşteri deneyimi güçlenir,
- İşletme varlığını daha profesyonel şekilde yansıtır.
Sonuç: Doğru Zamanlama ve Doğru Mesaj, No-Show’u Kontrol Altına Alır
No-show, randevulu çalışan her işletme için önemli bir verimlilik problemidir.
Ancak:
- Planlı bir randevu takvimi,
- İşletmenize uygun şekilde seçilmiş bir hatırlatma zamanı,
- Net ve profesyonel bir WhatsApp hatırlatma mesajı
bir araya geldiğinde, no-show oranının belirgin biçimde azaldığını görmek mümkündür.
Notet; berberden fizyoterapiste, diş hekiminden güzellik salonuna kadar randevuyla çalışan tüm işletmelere, bu süreci kontrol edilebilir, ölçülebilir ve otomatik bir yapıya dönüştürme imkânı sunar.
Kısacası;
randevularınızı ne kadar iyi yönetir, hatırlatmalarınızı ne kadar net kurgularsanız, işletmenizin günü de o kadar planlı, verimli ve kazançlı geçer.
Notet’i Ücretsiz Deneyin
Randevu hatırlatma süreçlerinizi kolaylaştırmak ve SMS bildirimlerinin işletmenizde nasıl fark yarattığını görmek isterseniz, Notet’in ücretsiz SMS hatırlatma özelliğini hemen deneyebilirsiniz.