Gizlilik Politikası

2. Değerlerimiz

Notet için güven, sunduğumuz tüm hizmetlerin temelidir. Randevu yönetimi, iletişim ve raporlama süreçlerinizi yürütürken, kişisel verilerinizi bizimle paylaşmanız gerektiğinin farkındayız. Bu nedenle ürün ve hizmetlerimizi geliştirirken gizlilik ve veri koruma ilkelerini her zaman merkeze alıyoruz.

Bu Gizlilik Politikası kapsamında hareket ederken bizi yönlendiren temel değerler; verilerinizi sizin adınıza ve yararınıza kullanmak, gereğinden fazla veri toplamamak ve şeffaf olmaktır. Aşağıdaki ilkeler, bilgilerinizle nasıl çalıştığımızı anlamanıza yardımcı olur.

2.1 Bilgileriniz size aittir

Hizmetlerimizi sunabilmek için hangi tür bilgilere gerçekten ihtiyaç duyduğumuzu dikkatle değerlendiririz ve kişisel verilerinizi yalnızca bu amaçlarla işleriz. Topladığımız verileri mümkün olduğunca asgari düzeyde tutmaya çalışır, artık ihtiyaç duymadığımız durumlarda ise siler veya anonimleştiririz.

Notet’in geliştirilmesinden sorumlu ekipler, “gizlilik tasarımın içinde” yaklaşımıyla çalışır; yani yeni bir özellik planlanırken gizlilik ve güvenlik gereksinimleri en baştan dikkate alınır ve ilgili ekiplerle birlikte değerlendirilir. Yol gösterici ilkemiz şudur: Verileriniz size aittir; Notet bu verileri yalnızca sizin ve işletmenizin yararına olacak şekilde kullanmayı amaçlar.

2.2 Bilgilerinizi başkalarından koruyoruz

Üçüncü bir taraf kişisel bilgilerinize erişim talep ettiğinde, sizden açık bir talimat almadığımız veya yürürlükteki mevzuat gereği yasal olarak zorunlu olmadığımız sürece bu bilgileri paylaşmayız. Kişisel verilerinizi paylaşmamızın zorunlu olduğu (örneğin bir mahkeme kararı veya resmi makam talebi) durumlarda ise, hukuken yasaklanmadığı sürece sizi önceden bilgilendirmeyi hedefleriz.

Kişisel verilerinizi işlerken, KVKK ve ilgili diğer veri koruma düzenlemelerine uygun hareket eder, yalnızca güvenilir hizmet sağlayıcılarla çalışır ve bu sağlayıcılardan da gerekli teknik ve idari güvenlik önlemlerini almalarını bekleriz.

2.3 Notet kullanıcılarının gizlilik yükümlülüklerini yerine getirmelerine yardımcı oluyoruz

Notet’i kullanan klinikler, uzmanlar ve işletmeler çoğu zaman ayrı bir gizlilik veya hukuk ekibine sahip değildir. Bu nedenle, kendi danışanlarına ve müşterilerine karşı yerine getirmeleri gereken gizlilik yükümlülüklerinde onlara destek olmak bizim için önemlidir.

Bu amaçla Notet’i; erişim yetkilendirmelerini, log kayıtlarını, veri güncelleme ve silme taleplerini ve raporlama süreçlerini mümkün olduğunca açık ve kolay kullanılabilir olacak şekilde tasarlamaya çalışıyoruz. Ayrıca, sık sorulan gizlilik sorularını yanıtlayan dokümanlar, yardım içerikleri ve destek kanalları sunarak kullanıcılarımızın KVKK ve benzeri veri koruma yükümlülüklerini daha rahat yerine getirebilmelerine yardımcı olmayı hedefliyoruz.

3. Hangi bilgileri topluyoruz?

Notet’i nasıl kullandığınıza (işletme sahibi, uzman, çalışan, danışan veya yalnızca ziyaretçi olmanıza) bağlı olarak farklı türde kişisel veriler işleyebiliriz. Bu bölüm, Notet kapsamında hangi veri kategorilerini toplayabileceğimizi ve bunların genel olarak hangi amaçlarla kullanıldığını özetler.

3.1 Hesap ve kimlik bilgileri

Notet’te bir hesap oluşturduğunuzda veya hesabınızda değişiklik yaptığınızda aşağıdaki türde bilgileri toplayabiliriz:

• Ad, soyad
• İşletme adı, unvan veya klinik adı
• Adres, il / ilçe, ülke bilgisi
• E-posta adresi, telefon numarası
• Hesap giriş bilgileri (kullanıcı adı, şifre – şifreler geri döndürülemeyecek şekilde şifrelenmiş formatta saklanır)
• Hesap oluşturma ve güncelleme tarihleri

3.2 İşletme, klinik ve kullanıcı rolü bilgileri

Notet’i bir işletme veya klinik için kullandığınızda, işletmenize ve kullanıcılarınıza ilişkin aşağıdaki bilgileri toplayabiliriz:

• Klinik veya işletme profili (logo, açıklama, çalışma saatleri, adres vb.)
• Uzman profilleri (isim, branş / uzmanlık alanı, unvan, profil bilgileri)
• Çalışan ve sekreter hesapları (ad-soyad, erişim yetkileri, rol bilgisi)
• Şube / oda / kaynak yapılandırma bilgileri (örneğin oda isimleri, randevu kapasitesi vb.)

3.3 Randevu ve işlem bilgileri

Notet’in temel işlevi randevu süreçlerinizi yönetmenize yardımcı olmaktır. Bu kapsamda randevularla ilgili olarak aşağıdaki türde veriler işlenebilir:

• Danışan veya hasta adı (veya takma ad / kod, işletmenin tercihine göre)
• İletişim bilgileri (telefon numarası, e-posta adresi)
• Randevu tarihi, saati, süresi ve tekrar bilgileri
• Randevunun bağlı olduğu uzman, oda veya hizmet türü
• Randevu durumu (onaylandı, iptal edildi, gelinmedi vb.)
• İşletme tarafından eklenmiş serbest metin notlar veya etiketler

Notet bir sağlık hizmeti sağlayıcısı değildir; tıbbi teşhis, tedavi kararı veya klinik değerlendirme yapmaz. İşletmelerin kendi kayıtları kapsamında tuttukları içerikler (örneğin muayene notları) ilgili işletmenin sorumluluğundadır ve Notet bu verileri yalnızca teknik olarak barındıran veri işleyen sıfatıyla hareket eder.

3.4 İletişim, destek ve geri bildirim kayıtları

Notet ile iletişime geçtiğinizde veya destek talebi oluşturduğunuzda aşağıdaki bilgileri toplayabiliriz:

• Gönderdiğiniz mesajların içerikleri ve ekler
• Destek talepleriniz, hata bildirimleriniz ve geri bildirimleriniz
• Destek görüşmesi geçmişi, tarih ve saat bilgileri

3.5 Teknik bilgiler, kullanım verileri ve log kayıtları

Platformun güvenliğini sağlamak, performansını izlemek ve hizmetlerimizi geliştirmek amacıyla bazı teknik veriler otomatik olarak toplanabilir:

• IP adresi ve yaklaşık konum bilgisi (şehir / ülke düzeyinde)
• Tarayıcı türü, işletim sistemi, cihaz türü
• Giriş-çıkış tarih ve saatleri
• Sistem log kayıtları (hata kayıtları, güvenlik olayları vb.)
• Sayfa görüntüleme bilgileri ve temel kullanım istatistikleri

Bu veriler çoğunlukla anonim veya toplu istatistikler halinde değerlendirilir ve kimliği doğrudan belirlenebilir bir kişiyle ilişkilendirilmeden analiz edilebilir.

3.6 Fatura, ödeme ve abonelik bilgileri

Notet üzerinden ücretli bir abonelik planı satın aldığınızda veya işletme adına bir ödeme işlemi gerçekleştirdiğinizde, yasal yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek ve faturalandırma süreçlerini doğru şekilde işletebilmek için bazı ek bilgiler toplayabiliriz:

• Fatura adı / işletme adı
• Vergi dairesi ve vergi numarası
• Fatura adresi (açık adres)
• Ödeme tarihleri ve abonelik planı bilgileri
• Kullanılan ödeme yöntemi hakkında sınırlı teknik bilgiler (örneğin işlem kimliği, ödeme sağlayıcısının referans numarası)
• Kesilen faturaların seri-sıra numaraları, tutar ve hizmet detayları

Notet kredi kartı bilgilerinizi doğrudan saklamaz. Ödemeler, güvenilir üçüncü taraf ödeme altyapıları üzerinden PCI-DSS uyumlu sistemlerle işlenir. Notet yalnızca ödemenin başarılı olup olmadığına dair işlem sonuç bilgilerini saklar.

Fatura verileriniz, mali mevzuat gereği belirli sürelerle saklanmak zorundadır. Bu süreler, ilgili vergi ve ticaret kanunları kapsamında belirlenmiş olup, işletmemizin yasal yükümlülüklerinin bir parçasıdır.

3.7 Üçüncü taraf entegrasyonları ve hizmet sağlayıcılar

Notet bazı işlemler için üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarla entegre olabilir (örneğin SMS sağlayıcıları, e-posta servisleri, ödeme veya mesajlaşma altyapıları gibi). Bu kapsamda:

• SMS veya e-posta gönderim bilgileri (alıcı numarası/adresi, gönderim zamanı vb.)
• Entegrasyon yapılan hesabın teknik kimlik bilgileri (örneğin API anahtarları, token’lar – mümkün olduğunda şifrelenmiş olarak)
• İlgili hizmet sağlayıcının sunduğu teslimat / durum raporları

Bu tür entegrasyonlar kullanıldığında, ilgili üçüncü taraflar da kendi gizlilik politikalarına göre veri işleyebilir. Bu nedenle, entegrasyonunu sağladığınız hizmet sağlayıcıların gizlilik politikalarını ayrıca incelemenizi öneririz.

4. Bilgilerinizi neden işliyoruz?

Notet olarak kişisel verilerinizi; size sözleşme kapsamında sunduğumuz hizmetleri yerine getirmek, platformun güvenliğini sağlamak, hizmet kalitesini artırmak ve gerekli durumlarda kanuni yükümlülüklerimizi yerine getirmek için işleriz. Bu kapsamda işlenen veriler, randevu yönetimi süreçlerinizin doğru çalışması, kullanıcı hesaplarınızın doğrulanması, bildirimlerin iletilmesi ve destek taleplerinizin karşılanması gibi amaçlara hizmet eder.

Avrupa Birliği veri koruma hukukunda yer alan “meşru menfaat” kavramı, KVKK’da da benzer şekilde değerlendirilir. Notet, kişisel verilerinizi yalnızca gizliliğinize yönelik potansiyel risklerle dengeli olacak şekilde, meşru menfaat kapsamında işler. Bu meşru menfaatlere örnek olarak:

• Risk, kötüye kullanım ve sahtekarlığı önleme,
• Destek taleplerinize yanıt verme ve müşteri hizmeti sunma,
• Platformun performansını ve güvenilirliğini artırma,
• Ürün ve özellikleri geliştirme, test etme ve iyileştirme,
• Analiz, istatistik ve raporlama çalışmaları yapma,
• Hizmetlerle ilgili bilgilendirici veya onaya dayalı iletişimler gönderme

Bu faaliyetleri yürütürken, gizliliğiniz üzerindeki etkileri en aza indirmek için çeşitli teknik ve idari önlemler uygularız. Gereksiz bilgi toplamaktan kaçınır, ihtiyaç duyulmayan verileri siler veya anonim hale getirir, verilerinize erişimi yetkili kişilerle sınırlarız ve işlemenin şeffaf olması için açık bilgilendirmeler yaparız.

Bazı durumlarda kişisel verilerinizi yalnızca açık rızanıza dayanarak işleriz. Örneğin, pazarlama iletişimleri almak istemeniz, bilgilerinizi üçüncü bir tarafa aktarmamızı talep etmeniz veya mevzuat gereği rızanızın zorunlu olduğu özel bir veri işleme faaliyeti bulunması halinde açık rızanız alınır. Dilediğiniz zaman iletişim tercihlerinizi güncelleyebilir veya rızanızı geri çekebilirsiniz.

İşleme amaçlarımızın ve yasal dayanaklarımızın; kullanıcı, işletme sahibi, uzman, çalışan veya ziyaretçi olmanıza göre farklılık gösterebileceğini hatırlatırız.

5. Bilgileriniz üzerindeki haklarınız

Nerede yaşıyor olursanız olun, kişisel verilerinize erişebilme ve bu veriler üzerinde kontrol sahibi olma hakkınız olduğuna inanıyoruz. KVKK ve ilgili veri koruma düzenlemeleri kapsamında, kişisel verilerinizle ilgili olarak bazı haklara sahipsiniz. Notet’i kullanma şeklinize bağlı olarak aşağıdaki haklardan bir veya birkaçını kullanabilirsiniz:

• Kişisel verilerinize erişme hakkı,
• Eksik veya hatalı verilerin düzeltilmesini talep etme hakkı,
• Verilerinizin silinmesini isteme hakkı (“unutulma hakkı”),
• Veri işlemenin sınırlandırılmasını talep etme hakkı,
• Kişisel verilerinizin başka bir hizmet sağlayıcıya aktarılmasını isteme hakkı (“veri taşınabilirliği”),
• Kişisel veri işlemesine itiraz etme hakkı,
• Açık rızanızı istediğiniz zaman geri çekme hakkı.

Bu taleplerinizi yerine getirmek için sizden hiçbir ücret talep etmeyiz. Ancak bazı hakların yalnızca belirli koşullar altında kullanılabileceğini ve hukuki sınırlandırmalara tabi olabileceğini lütfen unutmayın.

Notet bazı durumlarda Veri İşleyen sıfatıyla hareket eder. Örneğin, bir kliniğin uzman, çalışan veya danışan bilgilerini girmesi ve bu bilgilerin yalnızca o işletme tarafından yönetilmesi durumunda, kişisel veri sorumluluğu ilgili işletmeye aittir. Böyle durumlarda veri sahibi taleplerinizi doğrudan ilgili işletmeye iletmeniz gerekebilir.

Notet’in Veri Sorumlusu olduğu durumlarda (örneğin kendi kullanıcı hesabınız, ödeme bilgileriniz, destek talepleriniz veya platform kullanım verileriniz gibi) veri sahibi taleplerinizi doğrudan bize iletebilirsiniz. Kimliğinizi doğrulamak için ek bilgi talep edebilir ve bu süreçte güvenilir üçüncü taraf doğrulama hizmetleri kullanabiliriz.

Talebinize verdiğimiz yanıttan memnun kalmazsanız, bizimle tekrar iletişime geçebilir veya KVKK kapsamında ilgili veri koruma otoritesine (örneğin Türkiye’de Kişisel Verileri Koruma Kurumu – KVKK) şikayette bulunabilirsiniz.

Son olarak, internet tarayıcılarında kullanılan “Do Not Track / İzleme Engelle” sinyallerinin nasıl uygulanacağına dair uluslararası geçerli bir standart bulunmadığı için, bu tür sinyallere otomatik bir yanıt vermediğimizi belirtiriz.