💬 Randevu Almadan Gelen Danışanlarla Nasıl Başa Çıkılır?

Hizmet sektöründe çalışan herkesin ortak bir sorunu vardır:
Randevu almadan gelen danışanlar.

Kapınızda bekleyen, “Ben kısa bir görüşeceğim” diyen ya da “Boşluk varsa hemen alabilir misiniz?” diye soran danışanlar…
Bu durumlar hem planınızı bozar hem de randevulu danışanların deneyimini olumsuz etkiler.

Peki randevu almadan gelen danışanlarla kibar ama profesyonel şekilde nasıl başa çıkılır?
Bu yazımızda, hem işletme itibarınızı koruyacak hem de verimliliğinizi artıracak pratik yöntemleri paylaşıyoruz.

⚖️ 1. Neden Bu Durum Problem Yaratır?

Randevusuz gelen danışanlar ilk bakışta “iyi niyetli” görünebilir.
Ancak uzun vadede bu durum hem zaman yönetimini hem de müşteri memnuniyetini olumsuz etkiler.

Randevusuz danışanlar: - Planlı seansları geciktirir,
- Uzmanların dikkatini dağıtır,
- Takvim düzenini bozar,
- Sekreter ve çalışanlar üzerinde stres yaratır.

Bu nedenle, bu sorunu profesyonel bir politika ve sistemle yönetmek çok önemlidir.

🧩 2. Randevu Politikası Belirlemek Şart

Her şeyin temeli net bir randevu politikası oluşturmaktan geçer.
Danışanlar, siz belirtmediğiniz sürece sistemin nasıl işlediğini bilemezler.

Ne Yapabilirsiniz:

  • Web sitenizde veya sosyal medya hesabınızda açık bir şekilde şu bilgiyi paylaşın:

    “Tüm seanslarımız randevu ile gerçekleşmektedir. Boşluk durumuna göre anlık kabul yapılamayabilir.”

  • Klinik veya stüdyonuzun girişine aynı mesajı kibar bir dille asabilirsiniz.

💡 Küçük bir metin bile büyük fark yaratır.
İletişim açık olduğunda, insanlar kurallara daha kolay saygı duyar.

İletişimi yumuşatın.

💬 3. Sekreter veya Karşılama Personeli İçin Hazır Cevap Şablonları

Bazen zor anlarda doğru kelimeleri bulmak zordur.
Sekreteriniz veya asistanınızın bu durumlarda kullanabileceği hazır cümleler, iletişimi yumuşatır.

Örnek Cümleler:

“Şu anda tüm seanslarımız dolu, ama dilerseniz sizin için en uygun ilk randevuyu hemen ayarlayabilirim.”

“Uzmanımız şu anda planlı randevuda. Boşluk olursa sizi bilgilendirebiliriz.”

“Tüm danışanlarımızı adil şekilde planlayabilmek için randevu sistemiyle çalışıyoruz.”

Bu tür nazik ama net cümleler, hem profesyonel duruşunuzu gösterir hem de memnuniyetsizlik riskini azaltır.

🗓️ 4. Online Randevu Sistemine Geçin

Randevusuz gelen danışanların en büyük nedeni genellikle şudur:

“Ulaşamadım, uygunluk durumunuzu göremedim.”

Eğer danışanlarınız randevu durumlarınızı görebiliyorsa, kendiliğinden planlı davranırlar.

Notet’in Online Randevu Yönetimi altyapısı sayesinde danışanlar: - Müsait tarih ve saatleri görebilir,
- Randevularını online olarak oluşturabilir,
- SMS ile onay alır,
- Ve gerektiğinde iptal/erteleme yapabilir.

📲 Bu sistem sadece zaman kazandırmaz, aynı zamanda “randevusuz gelme” oranını %60’a kadar azaltır.

📢 5. Web Sitenizde Bilgilendirici Bir Alan Oluşturun

Web siteniz, danışan davranışını şekillendiren en önemli araçlardan biridir.
Mini web sitenizde kısa ama etkili bir bilgilendirme metni paylaşın:

“Tüm seanslarımız planlı olarak yürütülmektedir.
Boş saat durumlarını Randevu Al sayfasından anında görüntüleyebilirsiniz.”

Bu hem bilgilendirici hem de yönlendirici bir metindir.
Danışan, bilgi alırken aynı anda sisteme giriş yapma olasılığı artar.

🔁 6. Randevusuz Danışanları Takvime Not Alın

Randevusuz gelenleri tamamen göz ardı etmek yerine, kayıt altına almak faydalı olabilir.
Notet üzerinde “Bekleyen / Randevusuz” gibi özel bir kategori oluşturarak bu kişileri takip edebilirsiniz.

Neden işe yarar?

  • Yoğunluğu ölçmenizi sağlar,
  • Hangi gün/saatlerde randevusuz gelişler arttığını gösterir,
  • Gerekirse sisteminize “öncelikli bilgilendirme” otomasyonu ekleyebilirsiniz.

🧠 Bu veriler, gelecekte randevu politikalarınızı optimize etmenize yardımcı olur.

💡 7. “Boşluk Varsa Alabilir misiniz?” Sorularına Stratejik Yaklaşın

Bu soru çok sık gelir.
Burada önemli olan, hem planınıza sadık kalmak hem de danışanı kaybetmemek.

Yapılabilecekler:

  • Eğer boşluk varsa, boşluğu “ödül” gibi sunun:

    “Aslında genellikle randevu ile çalışıyoruz ama bugün özel olarak müsaitlik var.”

  • Eğer yoksa, en yakın boşluğu teklif edin:

    “Bugün doluyuz ama yarın sabah 10:00 için sizi kaydedebilirim.”

Böylece danışan, “reddedildiğini” değil, “planlandığını” hisseder.

Danışan psikolojisini anlamak

🧠 8. Danışan Psikolojisini Anlamak

Unutmayın, randevusuz gelen danışan genellikle kötü niyetli değildir.
Çoğu zaman sadece acelesi vardır, uygunluk durumunuzu bilmez veya sistem kullanmaya alışkın değildir.

Empatiyle yaklaşıp aynı zamanda kurallarınızı korumak, uzun vadede iki taraf için de kazançlıdır.

Bir örnek:

“Sizi anlıyorum, yoğunluk bazen karışabiliyor.
Randevu alırsanız size özel hatırlatma SMS’i de gönderiyoruz, böylece beklemenize gerek kalmaz.”

Bu tür açıklamalar, danışanı sistemin içine çeker.

Verilerinizi analiz edin.

📊 9. Randevu Oranlarını Takip Edin

Randevusuz gelenleri azaltmanın bir diğer yolu, randevu istatistiklerini düzenli analiz etmektir.
Notet paneli üzerinden: - Haftalık doluluk oranını,
- Randevu iptal sayılarını,
- Ve “boşta geçen saatleri” görebilirsiniz.

Bu veriler, hangi saatlerde yoğunluk veya düzensizlik olduğunu anlamanızı sağlar.
Örneğin:

“Pazartesi sabahları randevusuz gelen sayısı çok fazla, o saati kapatalım.”

Veriye dayalı kararlar, işletmenizi daha verimli hale getirir.

🤝 10. Danışanları Sisteme Alıştırın

Her yeni sistem bir alışma süreci ister.
Özellikle yaşça büyük veya teknolojiye mesafeli danışanlar için basit yönlendirmeler yapmak önemlidir.

Küçük ama etkili adımlar:

  • Sekreteriniz randevu oluştururken danışana “Bir sonraki sefer online alabilirsiniz” demeli.
  • Web sitenizde “Randevu Nasıl Alınır?” başlıklı kısa bir rehber bölümü olabilir.
  • Notet’in Mini Web Sitesi özelliğiyle, randevu alma süreci sade bir ekranla gösterilebilir.

Alışkanlık oluştukça, sistem kendiliğinden işlemeye başlar.

🌱 Sonuç: Nazik, Planlı ve Profesyonel Olmak Dengesi

Randevusuz gelen danışanlarla başa çıkmak, “hayır” demek kadar, “evet ama planlı” demeyi de bilmektir.
İşletmenizi düzenli, danışan memnuniyetini ise yüksek tutmanın yolu,
dijital sistemleri etkin kullanmak ve iletişimi doğru kurmaktan geçer.

Notet ile: - Tüm randevularınızı tek ekrandan yönetin,
- SMS hatırlatmalarıyla danışan deneyimini artırın,
- Ve web siteniz üzerinden 7/24 online randevu alın.

👉 Notet’te ücretsiz hesabınızı oluşturun.
Kredi kartı gerekmez — sadece birkaç dakika sürer.

🔗 İlgini Çekebilir